64 Tipps und Tricks für Remote Workshops und Online Workshops

64 + 20 Tipps und Tricks für Remote Workshops und Online Workshops

Mit diesem Beitrag “64 Tipps und Tricks für erfolgreiche Remote Workshops” möchte ich die praktische Erfahrung aus meinen Remote-Workshops teilen, die ich während meiner internationalen Tätigkeit und besonders in der Zeit seit März 2020 sammeln durfte. Die Tipps und Tricks sind als Checkliste, Roter Faden, Anleitung oder ganz einfach als Inspiration für die Durchführung von Remote-Workshops zu verstehen. Sicher kommen nicht alle Tipps für jeden Remote-Workshop-Moderator in Frage. Denn das hängt immer von der technischen Ausstattung und Erfahrung ab.

Nun wünsche ich viel Erfolg bei der Durchführung Eurer Remote-Workshops und freue mich natürlich über Euer Feedback.

Checkliste für Remote Workshops

  1. Ziel, Zeit, Ergebnis und eigene Rolle vorab des Workshops klären
  2. Online-Workshops beispielsweise mit dem dem Workshop-Canvas planen
  3. Nutze eine Kalender-Software und versende die Einladungen an die Teilnehmer mit Termin, Infos und Videokonferenz-Link
  4. Bestimme bei Bedarf und je nach Gruppengröße Co-Moderatoren
  5. Teste einzusetzende Software-Werkzeuge immer vor dem Workshop auch mit mehreren Teilnehmern
  6. Es kann technisch immer mal etwas schief gehen. Informiere die Teilnehmer und bereite sie darauf vor.
  7. Wenn im Home-Office, stelle sicher, dass Dritte nicht gleichzeitig mit Streaming oder Games Deine Internetverbindung belasten
  8. Nutze nur wenige, unterschiedliche Anwendungen zum Einloggen für Deine Teilnehmer. Ab drei Anwendungen wird es komplex.
  9. Bestimme die Rollen in Deinem Workshop: Wer ist Organisator, Veranstalter und Präsentator?
  10. Bestimme das Branding des Workshops: Vorlagen, Opener, Pause, Timer, Two-Thirds, Bild im Bild
  11. Stelle als Grundregel für das Branding niemals zur gleichen Zeit ein Logo 2 x auf dem Bildschirm dar
  12. Investiere als Moderator und Teilnehmer in ein gutes Mikrofon
  13. Überprüfe den Hintergrund Deines Kamerabildes, wenn Du keinen künstlichen Hintergrund einsetzt
  14. Bei Bedarf über Keying ein geeignetes Hintergrundbild ggf. mit Branding auswählen oder einsetzen
  15. Falls möglich und vorhanden, informiere Deine Teilnehmer über technischen Unterstützungsmöglichkeiten mit Kontaktdaten eines Ansprechpartners für die Technik
  16. Frage für die Aufnahme des Workshops und spätere Veröffentlichung die Teilnehmer um Erlaubnis
  17. Bevorzuge für die Kleidung Unifarben mit gutem Kontrast – möglichst ohne Muster
  18. Simuliere in fremden Videokonferenz-Systemen (Tenants) unter Live-Bedingungen Deinen Workshop: Nicht alle Funktionen sind immer freigeschaltet.
  19. Führe eine spielerische Einführung in die Software-Bedienung für mehr Sicherheit im Umgang mit der Software vor dem Event durch
  20. Stelle sogenannte Spielwiesen/Sandkästen vorher zur Verfügung, so dass Teilnehmer sich vorab mit dem System vertraut machen können
  21. Bittet die Teilnehmer mit der Arbeit in der Software erst zu beginnen, wenn das vom Moderator gewünscht wird, um unnötige Ablenkung zu vermeiden
  22. Bitte Teilnehmer im Briefing darum, geplante Zeiten auch tatsächlich einzuhalten
  23. Stelle zu Beginn oder vorher die Agenda des Workshops zur Verfügung
  24. Setze Formate für das „Ankommen“, die Vorstellung und das Kennenlernen der Teilnehmer in einem Remote Workshop ein
  25. Richte den Wartetraum so ein, dass Teilnehmer automatisch Deinem Remote-Workshop beitreten können, um Komplexität beim Check-in zu reduzieren
  26. Sorge für Kurzweiligkeit durch Musik, Video oder eine Pausen-Animation während sich das Podium mit Teilnehmenden füllt
  27. Starte mit den Erwartungen an den Workshop Tag
  28. Führe Warm-ups während der Workshop immer mit Take-Away durch: Kennenlernen, Ankern, Verhalten
  29. Kamera und Mikrofon sollten aktiviert sein, um die Atmosphäre des Remote-Workshops einzufangen und digitaler Anonymität vorzubeugen
  30. Die Dauer der Workshop-Einheiten sollte sich zwischen 30 – 45 Minuten bewegen, da Online Formate anstrengender als Präsenzformate sind
  31. Plane Bio-Pausen regelmäßig ein, damit Teilnehmer fokussiert bleiben können
  32. Fordere Teilnehmer aktiv auf in der Pause, an die frische Luft zu gehen oder das Fenster zu öffnen
  33. Nutze sportliche Warm-ups, um körperlich und geistig vor dem Monitor wieder aufnahmefähig zu werden
  34. Sorge als Moderator für einen guten Flow im Remote-Workshop und für die vereinbarte Zielerreichung des Workshops
  35. Nutze interaktive und partizipative Formate in Remote-Workshops für eine bessere Aufmerksamkeit der Teilnehmer wie z.B. Liberating Structures
  36. Nutze Online Retrospektiven, um Deine Remote-Events kontinuierlich zu verbessern
  37. Setze kollaborative Software-Lösungen ein, um gleichzeitig und gemeinsam an Ergebnissen zu arbeiten
  38. Verwende digitale Medien in den Software-Systeme, um Ergebnisse zu priorisieren, zu sortieren und schnell weiterverarbeiten zu können
  39. Aktiviere sogenannte Breakout-Sessions mit klaren Aufgabenbeschreibungen, um Gruppenarbeit auch digital einzusetzen
  40. Wende Blitzlichter oder Themen-Parkplätze an, um einen Status festzustellen bzw. um alle Themen zu berücksichtigen
  41. Ermögliche digitales Arbeiten an gleichen Canvas-Vorlagen, um Gruppenarbeit zu fördern
  42. Setze in Breakout-Sessions für eine gute Gruppenbetreuung bei Bedarf Co-Moderatoren ein
  43. Stelle die Abstimmung der Co-Moderatoren durch einen eigenen Chat-Kanal für Abstimmungen untereinander sicher
  44. Nutze persönliche Reminder (Post-its) für Dich, um an alle ToDo’s zu denken, wie Chat beobachten, Screenshots machen, Recording starten, etc.
  45. Setze die Chat-Funktion für Fragen- oder Themensammlungen ein
  46. Lasse Teilnehmer ihre Fragen erst auf Dein Zeichen in den Chat schicken: So liefern alle Teilnehmer oder Themen-Schwerpunkte werden erkennbar
  47. Halte Teilnehmer-Beiträge durch Timeboxing kurz, um die Fokussierung zu fördern
  48. Überlege Dir den Einsatz eines “Digital Lunch”, um mit Teilnehmern die Mittagspause zu verbringen.
  49. Setze für die einfache Weiterverarbeitung der Ergebnisse Schnittstellen ein, wie Plugins, Add-on oder gemeinsame Dateiformate
  50. Lass die Teilnehmer Klarnamen in den Profilnamen verwenden. Vermeide Aliasnamen, Spitznamen oder Pseudonyme
  51. Motiviere Teilnehmer reale Profilfotos in den Videokonferenzsystemen zu verwenden – bitte keine Avatare
  52. Stelle den Verlauf des Workshops, möglichst visuell dar, um den Teilnehmer-Status und Fortschritt zu vermitteln
  53. Formuliere Deine Arbeitsaufträge klar, eindeutig und unmissverständlich
  54. Schalte Dich für eine gute Moderation während Breakout-Sessions in jede Arbeitsgruppe ein
  55. Spreche Personen immer mit ihrem Namen direkt an.
  56. Bitte die Teilnehmer bei vielen Personen vor dem eigenem Sprech-Beitrag kurz ihren eigenen Namen zu nennen
  57. Tue Gutes und sprich darüber: Mache Screenshots und nutze die Bilder für die Anschlusspräsentation der Ergebnisse
  58. Stelle die Kontaktdaten aller Teilnehmer z.B. auf dem Whiteboard allen zur Verfügung, um auch nach dem Workshop in Verbindung zu bleiben
  59. Eine sichtbare Kontaktdatenliste kann dazu genutzt werden Reihenfolgen der Teilnehmer für methodisches Vorgehen zu bestimmen
  60. Richte bei Bedarf mehrere virtuelle Konferenzräume parallel als Termin ein, wenn Breakout-Sessions nicht zur Verfügung stehen
  61. Sofern möglich, vereinfachen zwei Bildschirme ein einfacheres Arbeiten im Remote-Modus
  62. Informiere die Teilnehmer mehrfach und über mehrere Kanäle zu Technik und Vorgehen im Workshop, so dass die Informationen tatsächlich gelesen werden
  63. Plane nach dem Workshop eine Feierabend-Session zum Netzwerken ein
  64. Feiere gemeinsam Erfolge – auch im Remote-Modus: Mit eigenem Getränk oder per Überraschungspaket mit der Post

Plus Tipps

  1. Plane Zeit für einen richtigen Abschluss ein z.B. mit einer Retro, einer Warmen-Dusche oder einem Appell
  2. Moderatoren und Teilnehmer sollten immer die gleichen Version der Videokonferenz-Software haben
  3. Biete Technik-Checks vor großen Meetings an, um die Teilnehmer einzuführen
  4. Für mehr Kamerabilder weise die Teilnehmer auf die Hintergrundbild-Funktion hin
  5. Nutze kabelgebundene Kopfhörer oder Mikrofone, da bei Bluetooth die Verbindung manchmal abbricht
  6. Bei lauten Umgebungen empfehlen sich Kopfhörer mit “Noise Canceling”
  7. Nutze als Moderator beschreibende Sprache, da durch eingeschränkte Mimik und Gestik die Kommunikation technisch bereits eingeschränkt ist
  8. Nutze verstärkt Breakout Session mit kleinerem Personenkreis bei Workshops mit vielen Teilnehmern, so gewinnen Teilnehmer Sicherheit und machen wahrscheinlicher die Kamera an als vor großem Publikum
  9. Sei als Moderator präsent in Remote-Workshops. Lass Dich nicht durch z.B. das Smartphone ablenken!
  10. Unterbinde die Mitteilungsfunktion Deines Betriebssystems, so dass Teilnehmer Deine Mitteilungen nicht lesen mitlesen können
  11. Nutze virtuelle Kameras, wie Manycam, MMhMM oder OBS, um die Möglichkeiten des Workshops zu erweitern
  12. Nutzer vermehrt Emojis, um Dich auch nonverbal auszudrücken. Aber beachte: Gleiche Emojis haben unterschiedliche Bedeutungen je nach Kontext. Ein Herz heisst nicht immer “Ich liebe Dich”
  13. Vermische keine Meeting-Typen in Remote Workshops. Entweder Einzelteilnahmen oder mehrere Gruppenteilnahmen. Eine Mischung ist komplexer zu moderieren und führt häufig zu Subgruppen-Bildung
  14. Nutze diverse Gruppenzusammensetzungen für inspirierende Ergebnisse, um Offenheit für verschiedene Arbeitsstile zu fördern
  15. Versuche Augenkontakt zu den Teilnehmern herzustellen, auch wenn es komisch scheint und unterstütze mit einem Lächeln
  16. Nutze Storytelling und Bilder zur emotionalen Bindung der Teilnehmer
  17. Baue Spannung auf durch interessante Protagonisten mit Identifikationspotenzial (Führungskräfte, Influencer, etc.)
  18. Sorge für Unterhaltung und Entertainment durch Künstler, Live-Musik oder Musik in Konferenzen
  19. Nutze unangekündigte Formate für Überraschungen wie Meditation, Yoga oder Spiele
  20. Für mehr Dynamik sollten Keynote-Speaker und wichtige Vortragende vor der Kamera stehen
  21. Finden Workshops erstmalig statt ohne, dass sich Team-Mitglieder kennen, empfiehlt es sich vorher einmal physisch zu treffen. Natürlich mit Abstand
  22. Finden Workshops häufiger mit dem gleichen Team statt, helfen Kommunikationsregeln dabei, den Informationsfluss besser zu koordinieren
  23. Setze auf Freiwilligkeit bei sozialen Video Conference Events mit Kamerabild, denn auch vor Ort steht nicht jeder gern im Mittelpunkt
  24. Nutze soziale Events vor der Videokamera mit Bedacht und dosiere die Häufigkeit je nach Bedürfnis Deines Teams. Manch ein Teilnehmer möchte auch nicht gezwungen werden

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