Mit diesem Beitrag “64 Tipps und Tricks für erfolgreiche Remote Workshops” möchte ich die praktische Erfahrung aus meinen Remote-Workshops teilen, die ich während meiner internationalen Tätigkeit und besonders in der Zeit seit März 2020 sammeln durfte. Die Tipps und Tricks sind als Checkliste, Roter Faden, Anleitung oder ganz einfach als Inspiration für die Durchführung von Remote-Workshops zu verstehen. Sicher kommen nicht alle Tipps für jeden Remote-Workshop-Moderator in Frage. Denn das hängt immer von der technischen Ausstattung und Erfahrung ab.
Nun wünsche ich viel Erfolg bei der Durchführung Eurer Remote-Workshops und freue mich natürlich über Euer Feedback.
Checkliste für Remote Workshops
- Ziel, Zeit, Ergebnis und eigene Rolle vorab des Workshops klären
- Online-Workshops beispielsweise mit dem dem Workshop-Canvas planen
- Nutze eine Kalender-Software und versende die Einladungen an die Teilnehmer mit Termin, Infos und Videokonferenz-Link
- Bestimme bei Bedarf und je nach Gruppengröße Co-Moderatoren
- Teste einzusetzende Software-Werkzeuge immer vor dem Workshop auch mit mehreren Teilnehmern
- Es kann technisch immer mal etwas schief gehen. Informiere die Teilnehmer und bereite sie darauf vor.
- Wenn im Home-Office, stelle sicher, dass Dritte nicht gleichzeitig mit Streaming oder Games Deine Internetverbindung belasten
- Nutze nur wenige, unterschiedliche Anwendungen zum Einloggen für Deine Teilnehmer. Ab drei Anwendungen wird es komplex.
- Bestimme die Rollen in Deinem Workshop: Wer ist Organisator, Veranstalter und Präsentator?
- Bestimme das Branding des Workshops: Vorlagen, Opener, Pause, Timer, Two-Thirds, Bild im Bild
- Stelle als Grundregel für das Branding niemals zur gleichen Zeit ein Logo 2 x auf dem Bildschirm dar
- Investiere als Moderator und Teilnehmer in ein gutes Mikrofon
- Überprüfe den Hintergrund Deines Kamerabildes, wenn Du keinen künstlichen Hintergrund einsetzt
- Bei Bedarf über Keying ein geeignetes Hintergrundbild ggf. mit Branding auswählen oder einsetzen
- Falls möglich und vorhanden, informiere Deine Teilnehmer über technischen Unterstützungsmöglichkeiten mit Kontaktdaten eines Ansprechpartners für die Technik
- Frage für die Aufnahme des Workshops und spätere Veröffentlichung die Teilnehmer um Erlaubnis
- Bevorzuge für die Kleidung Unifarben mit gutem Kontrast – möglichst ohne Muster
- Simuliere in fremden Videokonferenz-Systemen (Tenants) unter Live-Bedingungen Deinen Workshop: Nicht alle Funktionen sind immer freigeschaltet.
- Führe eine spielerische Einführung in die Software-Bedienung für mehr Sicherheit im Umgang mit der Software vor dem Event durch
- Stelle sogenannte Spielwiesen/Sandkästen vorher zur Verfügung, so dass Teilnehmer sich vorab mit dem System vertraut machen können
- Bitte die Teilnehmer mit der Arbeit in der Software erst zu beginnen, wenn das vom Moderator gewünscht wird, um unnötige Ablenkung zu vermeiden
- Bitte Teilnehmer im Briefing darum, geplante Zeiten auch tatsächlich einzuhalten
- Stelle zu Beginn oder vorher die Agenda des Workshops zur Verfügung, so dass sich Teilnehmer vorbereiten können.
- Setze Formate für das „Ankommen“, die Vorstellung und das Kennenlernen der Teilnehmer in einem Remote Workshop ein
- Richte den Wartetraum so ein, dass Teilnehmer automatisch Deinem Remote-Workshop beitreten können, um Komplexität beim Check-in zu reduzieren
- Sorge für Kurzweiligkeit durch Musik, Video oder eine Pausen-Animation während sich das Podium mit Teilnehmenden füllt
- Starte mit den Erwartungen an den Workshop Tag
- Führe Warm-ups während der Workshop immer mit Take-Away durch: Kennenlernen, Ankern, Verhalten,…
- Kamera und Mikrofon sollten aktiviert sein, um die Atmosphäre des Remote-Workshops einzufangen und digitaler Anonymität vorzubeugen
- Die Dauer der Workshop-Einheiten sollte sich zwischen 30 – 45 Minuten bewegen, da Online-Formate anstrengender als Präsenzformate sind
- Plane Bio-Pausen regelmäßig ein, damit Teilnehmer fokussiert bleiben können
- Fordere Teilnehmer aktiv auf in der Pause, an die frische Luft zu gehen oder das Fenster zu öffnen
- Nutze sportliche Warm-ups, um körperlich und geistig vor dem Monitor wieder aufnahmefähig zu werden
- Sorge als Moderator für einen guten Flow im Remote-Workshop und für die vereinbarte Zielerreichung des Workshops
- Nutze interaktive und partizipative Formate in Remote-Workshops für eine bessere Aufmerksamkeit der Teilnehmer wie z.B. Liberating Structures
- Nutze Online Retrospektiven, um Deine Remote-Events kontinuierlich zu verbessern
- Setze kollaborative Software-Lösungen ein, um gleichzeitig und gemeinsam an Ergebnissen zu arbeiten
- Verwende digitale Medien in den Software-Systeme, um Ergebnisse zu priorisieren, zu sortieren und schnell weiterverarbeiten zu können
- Aktiviere sogenannte Breakout-Sessions mit klaren Aufgabenbeschreibungen, um Gruppenarbeit auch digital einzusetzen
- Wende methodische Blitzlichter oder Themen-Parkplätze an, um einen Status festzustellen bzw. um alle Themen zu berücksichtigen
- Ermögliche digitales Arbeiten an gleichen Canvas-Vorlagen, um Gruppenarbeit zu fördern
- Setze in Breakout-Sessions für eine gute Gruppenbetreuung bei Bedarf Co-Moderatoren ein
- Stelle die Abstimmung der Co-Moderatoren durch einen eigenen Chat-Kanal für Abstimmungen untereinander sicher
- Nutze persönliche Reminder (Post-its) für Dich, um an alle ToDo’s zu denken, wie Chat beobachten, Screenshots machen, Recording starten, etc.
- Setze die Chat-Funktion für Fragen- oder Themensammlungen ein
- Lasse Teilnehmer ihre Fragen erst auf Dein Zeichen in den Chat schicken: So liefern alle Teilnehmer oder Themen-Schwerpunkte werden erkennbar
- Halte Teilnehmer-Beiträge durch Timeboxing kurz, um die Fokussierung zu fördern
- Überlege Dir den Einsatz eines “Digital Lunch”, um mit Teilnehmern die Mittagspause zu verbringen.
- Setze für die einfache Weiterverarbeitung der Ergebnisse Schnittstellen ein, wie Plugins, Add-on oder gemeinsame Dateiformate
- Lass die Teilnehmer Klarnamen in den Profilnamen verwenden. Vermeide Aliasnamen, Spitznamen oder Pseudonyme
- Motiviere Teilnehmer reale Profilfotos in den Videokonferenzsystemen zu verwenden – bitte keine Avatare
- Stelle den Verlauf des Workshops, möglichst visuell dar, um den Teilnehmer-Status und Fortschritt zu vermitteln
- Formuliere Deine Arbeitsaufträge klar, eindeutig und unmissverständlich
- Schalte Dich für eine gute Moderation während Breakout-Sessions in jede Arbeitsgruppe ein
- Spreche Personen immer mit ihrem Namen direkt an.
- Bitte die Teilnehmer bei vielen Personen vor dem eigenem Sprech-Beitrag kurz ihren eigenen Namen zu nennen
- Tue Gutes und sprich darüber: Mache Screenshots und nutze die Bilder für die Anschlusspräsentation der Ergebnisse
- Stelle die Kontaktdaten aller Teilnehmer z.B. auf dem Whiteboard allen zur Verfügung, um auch nach dem Workshop in Verbindung zu bleiben
- Eine sichtbare Kontaktdatenliste kann dazu genutzt werden Reihenfolgen der Teilnehmer für methodisches Vorgehen zu bestimmen
- Richte bei Bedarf mehrere virtuelle Konferenzräume parallel als Termin ein, wenn Breakout-Sessions nicht zur Verfügung stehen
- Sofern möglich, vereinfachen zwei Bildschirme ein einfacheres Arbeiten im Remote-Modus
- Informiere die Teilnehmer mehrfach und über mehrere Kanäle zu Technik und Vorgehen im Workshop, so dass die Informationen tatsächlich gelesen werden
- Plane nach dem Workshop eine Feierabend-Session zum Netzwerken ein
- Feiere gemeinsam Erfolge – auch im Remote-Modus: Mit eigenem Getränk oder per Überraschungspaket mit der Post
Plus Tipps
- Plane Zeit für einen richtigen Abschluss ein z.B. mit einer Retro, der Methode “Warme-Dusche” oder einem Appell
- Moderatoren und Teilnehmer sollten immer die gleichen Version der Videokonferenz-Software haben
- Biete Technik-Checks vor großen Meetings an, um die Teilnehmer einzuführen
- Für mehr Kamerabilder weise die Teilnehmer auf die Hintergrundbild-Funktion hin
- Nutze kabelgebundene Kopfhörer oder Mikrofone, da bei Bluetooth die Verbindung manchmal abbricht
- Bei lauten Umgebungen empfehlen sich Kopfhörer mit “Noise Canceling”
- Nutze als Moderator beschreibende Sprache, da durch eingeschränkte Mimik und Gestik die Kommunikation technisch bereits eingeschränkt ist
- Nutze verstärkt Breakout Session mit kleinerem Personenkreis bei Workshops mit vielen Teilnehmern, so gewinnen Teilnehmer Sicherheit und machen wahrscheinlicher die Kamera an als vor großem Publikum
- Sei als Moderator präsent in Remote-Workshops. Lass Dich nicht durch z.B. das Smartphone ablenken!
- Unterbinde die Mitteilungsfunktion Deines Betriebssystems, so dass Teilnehmer Deine Mitteilungen nicht lesen mitlesen können
- Nutze virtuelle Kameras, wie Manycam, MMhMM oder OBS, um die Möglichkeiten des Workshops zu erweitern
- Nutzer vermehrt Emojis, um Dich auch nonverbal auszudrücken. Aber beachte: Gleiche Emojis haben unterschiedliche Bedeutungen je nach Kontext. Ein Herz heisst nicht immer “Ich liebe Dich”
- Auch “online” gilt: Text und Visualisierung z.B. per interaktiven Whiteboard erhöhen Interaktion, Merkfähigkeit und Fokus auf die Themen
- Vermische keine Meeting-Typen in Remote Workshops. Entweder Einzelteilnahmen oder mehrere Gruppenteilnahmen. Eine Mischung ist komplexer zu moderieren und führt häufig zu Subgruppen-Bildung (Siehe auch 44 Tipps für hybride Meetings)
- Nutze diverse Gruppenzusammensetzungen für inspirierende Ergebnisse, um Offenheit für verschiedene Arbeitsstile zu fördern
- Versuche Augenkontakt zu den Teilnehmern herzustellen, auch wenn es komisch scheint und unterstütze mit einem Lächeln
- Nutze Storytelling und Bilder zur emotionalen Bindung der Teilnehmer
- Baue Spannung durch interessante Protagonisten mit Identifikationspotenzial auf (Führungskräfte, Influencer, etc.)
- Sorge für Unterhaltung und Entertainment durch Künstler, Live-Musik oder Musik in Konferenzen
- Nutze nicht angekündigte Formate für Überraschungen wie Meditation, Yoga oder Spiele
- Für mehr Dynamik sollten Keynote-Speaker und wichtige Vortragende vor der Kamera stehen
- Finden Workshops erstmalig statt, ohne dass sich Team-Mitglieder kennen, empfiehlt es sich vorher einmal physisch zu treffen.
- Finden Workshops häufiger mit dem gleichen Team statt, helfen Kommunikationsregeln dabei, den Informationsfluss besser zu koordinieren
- Setze auf Freiwilligkeit bei sozialen Video Conference Events mit Kamerabild, denn auch vor Ort steht nicht jeder gern im Mittelpunkt
- Nutze soziale Events vor der Videokamera mit Bedacht und dosiere die Häufigkeit je nach Bedürfnis Deines Teams. Manch ein Teilnehmer möchte auch nicht gezwungen werden
- Lass vor einer Pause in der Videokonferenz die Teilnehmer die virtuelle Hand heben. Wenn die Teilnehmer zurück sind, deaktivieren sie die Hand. So kann kannst Du sehen, wer wieder aus der Pause zurück ist.
- Beachte: Nicht jeder Teilnahme hat genug Bandbreite oder großzügige Räumlichkeiten, um die Kamera anzuschalten.
- Wenn eine Person virtuell an einem Meeting teilnimmt, sollten alle Teilnehmer virtuell im Meeting sein.
- Bei hybriden Meetings empfiehlt es sich, wenn möglich, dass jeder Teilnehmer vor einer Kamera/Mic spricht, auch wenn die Personen im gleichen Raum sind. Ganz gleich, ob ein eigenes Gerät genutzt oder vor einem Gerät gewechselt wird.
- Besonders bei wichtigen Entscheidungen sollten gleiche Bedingungen der Teilnahme gelten. Alle einzeln vor der Kamera oder alle im Meetingraum.
- Nutze Bewegtbild in Deinen Videokonferenzen für mehr Attraktivität und Kurzweil, denn in der realen Welt bewegt sich immer alles.
- Überlege Dir vor einer Videokonferenz, was die Teilnehmer mitnehmen sollen und wie Du das erreichen kannst. Das Prinzip “Denken. Tun. Fühlen – Vor und nachher” zeigt Dir einen roten Faden für Dein Videomeeting auf.
- Für Online-Präsentationen gilt: Nicht mehr als drei Themenschwerpunkte pro 30 Minuten. So bleibt die Aufmerksamkeit erhalten.
- Bei Online Meetings, um eine “Schweige-Situation” zu vermeiden, alle Teilnehmer nacheinander mit Timeboxing berichten lassen.