A day in the life of an IT Manager (DILO) Digital Workplace

DILO Digital Workplace ist ein Teil von Adoption und Change Management zur Einführung des Digital Workplace: Mit der Methode schaffen Sie Empathie sowie ein gemeinsames Verständnis für Anforderungen, Funktionen und Anwendungen der unterschiedlichen Nutzer. Beispielhaft ist hier A day in the life of IT Manager Thomas dargestellt.

Erstellen Sie für alle Ihr Nutzertypen einen DILO, um die Arbeitsweise mit dem Digital Workplace zu verdeutlichen.

Thomas Schmidt, IT Manager  Product Owner

Thomas ist IT-Manager bei einem mittelständischen Unternehmen. Er ist verantwortlich  für IT-Projekte, die die Anforderungen der Anspruchsgruppen erfüllen. Selbstverständlich ist er bestrebt, seine Jobs pünktlich und innerhalb der Budgetgrenzen zu liefern. DILO beschreibt einen typischen Tagesablauf von Thomas

Thomas Schmidt

Product Owner

07:45 Uhr

Thomas nutzt seine Videokonferenz- und Kollaborations-App auf dem Mobiltelefon, um den Aktivitäts-Feed auf dem Weg zur Arbeit zu aktualisieren und sich auf den Tag vorzubereiten.

8:15 Uhr

Im Büro angekommen ruft er in der Teams-App sein Dashboard auf, überprüft den Stand der Dinge seiner Projekte und bereitet sich auf seine Präsentationsbeiträge für die Kollegen vor.

9:15 Uhr

In seiner integrierten Chat-Software bittet er andere Personen um fehlende und neue Informationen, damit sein Projekt weiter in ruhigen Gewässern verlaufen kann. Dabei erwähnt er Personen mit der @-Funktion, um sie direkt zu benachrichtigen.

10:15 Uhr

Jetzt erst einmal eine kleine Pause und einen Kaffee mit der neuen Referentin aus der HR-Abteilung.

10:30 Uhr

Thomas nimmt an einer Projektbesprechung in der Videokonferenz-Software teil. Er teilt seinen Bildschirm und navigiert zur Registerkarte Aufgabenbearbeitung, um die wichtigsten Aktivitäten in seinem Team-Kanal zu überprüfen und die Termine anzupassen. Sein Projektplan passt sich dadurch automatisch an. Erledigte Aufgaben zeigen unmittelbar den Status an und informieren alle Teilhaber.

13:00 Uhr

Nun bereitet er seine Meeting-Notizen vor und schaut sich die Videoaufnahmen vergangener Meetings aus der Cloud an, um die Besprechungsaufzeichnungen für Aufgaben in seinem Projekt zu vervollständigen. Die Aufgaben erwähnt er in seinem Team-Kanal mit den Verweisen, zu den erstellten Aufgaben. So weiss sein Team genau, was zu tun ist.

15:30 Uhr

Thomas erhält selber eine Nachricht von seinem Team, dass eine Unregelmäßigkeit im IT Projekt aufgetreten ist. Sofort informiert er seinen Experten-Pool zur Lösungsfindung des Problems über die Chat-Funktion. Seine Terminplanung für die Roadmap darf nicht gefährdet werden.

16:30 Uhr

In seiner Team-Software wechselt Thomas nun auf den Reiter mit der Finanz-Anwendung. Mit einem Klick öffnet sich die Anwendung. Thomas übernimmt die neuen Zahlen für den Projekt-Forecast von seinem Team.
 

17:00 Uhr

Zum Glück hat Thomas’ Experten Team gleich eine Lösung des gemeldet Problems parat. Der Vorfall wird geschlossen. Das IT Projekt läuft wieder rund. Er bereitet seinen wöchentlichen Statusbericht vor und sendet ihn an das PMO Team mit einer @-Erwähnung des Teams. Selbstverständlich ist, dass seine Eingaben sich automatisch in die Gesamtstrategie des Unternehmens integrieren und so zum großen Ganzen beitragen.

17:30 Uhr

Was für ein Tag! Zur Vorbereitung des nächsten Tags überprüft Thomas noch kurz seine Termine, geht den Statusbericht noch einmal für sich durch und freut sich schon auf sein Laufteam, mit dem es um 18:00 Uhr in die Natur geht.

Einsatz von DILO – “A Day in the Life of…”

DILO kann in der Kommunikation verwendet werden, um eine Identifikation der Nutzer mit Ihrer Arbeitssituation zu schaffen. Erstellt werden DILOs in der Regel mit der Methode Experience Mapping für typische Nutzer, welche noch weitere Information enthalten können. (Siehe Aufzählung). Aber auch Interviews typischer Verwender öffnen die Augen von so manchem Team-Mitglied oder Entscheider.

Weiter Untersuchungsthemen bei DILO:

  • Gerätenutzung
  • Software-Typ
  • Software-Aufruf
  • Dateiablage
  • Wechsel der Software
  • Anmeldeverhalten
  • Kommunikationsverhalten
  • Kontext
  • Emotionen
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