Der Digital Workplace:
Mehr als die Summe aller Teile!”

Software Komponenten Digital Workplace

Digital Workplace Beratung

Mit der Digital Workplace Beratung unterstützen wir Ihr Vorhaben, den digitalen Arbeitsplatz als zentralen Baustein bei der Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb und außerhalb der Organisation zu etablieren.

Direkt übersetzt heisst “Digital Workplace” in deutsche Sprache “Digitaler Arbeitsplatz”. Er beschreibt den beispiellosen Wandel, wie sich unsere Arbeitswelt verändert. Dabei geht es um mehr als die Installation von Software auf Rechnern und in Systemen. Der Digital Workplace ist auch nicht das Intranet oder die Startseite einer Sharepoint-Instanz. Das sind lediglich einige Bausteine, die integriert betrachtet zusammen den Digital Workplace ergeben. Wir haben uns daher Gedanken gemacht und definieren den Begriff wie folgt:

Definition Digital Workplace

Ein Digital Workplace (digitaler Arbeitsplatz) ist die zentrale, digitale Arbeitsplattform, die Informationen, Software-Werkzeuge und Services zeit- und ortsungebunden und zur Verfügung stellt. Kennzeichen des Digital Workplace ist die zunehmende Verteilung von Werkzeugen über den Browser, um einfache Zusammenarbeit und schnelle Kommunikation für den Austausch von Informationen im Kontext zu ermöglichen.

Von der Idee zum professionellen virtuellen Arbeitsraum

Mit der Diskussion um den Digital Workplace hinterfragen viele Unternehmen ihr Geschäftsmodell und die Art und Weise, wie sie bisher gearbeitet haben.

Gleichzeitig stellt sich die Frage nach der Zukunft für den Digital Workplace und damit auch nach der Ausrichtung des eigenen Geschäftsmodells in Richtung Digitalisierung.

Aufgaben vor Projektstart

Vereinfacht ausgedrückt müssen zunächst einmal die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für den Digital Workplace adaptiert sein. Die IT-Governance muß sicherstellen, dass die Unternehmensstrategie mit ihren Zielen unterstützt wird.

Führung, Organisationsstrukturen und Prozesse sollten etabliert sein. Technische Infrastruktur, Betrieb, Datensicherung, Datensicherheit bis hin zum zum Service Desk – kurzum alles rund um das Thema ITSM sollte als Service zur Verfügung stehen. Das sind die notwendigen Bedingungen für die Etablierung des Digital Workplace. Denn die Überführung der neuen Anforderungen in die etablierten Strukturen ist komplex und daher sollten die Strukturen bereits vorhanden sein.

Digital Workplace Strategie

Noch bevor sich der Ausgestaltung des Digital Workplace gewidmet wird, müssen Überlegungen angestellt werden, für welche archetypischen Benutzer neue virtuelle Arbeitsräume mit welchen Anforderungen entwickelt werden sollen. Das ist der eine Teil der Aufgabe. Ein andere Teil ist die Zielentwicklung, wo sich das Unternehmen it-strategisch in Zukunft selber sieht.

Kurzum, wir unterstützen bei der Bestandsaufnahme und analysieren die Entwicklungsmöglichkeiten des digitalen Arbeitsplatzes für unternehmensindividuelle Bedürfnisse und Prioritäten. Wir entwicklen nicht nur gemeinsam ein Zielbild sondern auch den Weg hin zum Digital Workplace – sowohl fachlich wie auch technisch.

Durch Beantwortung der folgenden Checkliste ergibt sich häufig ein erstes Bild der Zukunft. Für die detaillierte Ausarbeitung stehen wir als Sparrings-Partner zur Verfügung.

Checkliste Digital Workplace Initialisierung

  • Wo stehen wir jetzt?
  • Für wen machen wir das?
  • Was hilft unserem Geschäftsmodell?
  • Wo wollen wir hin?
  • Was ist unsere Vision?
  • Wie kommen wir dorthin?
  • Welche Maßnahmen müssen ergriffen werden?
  • Wie erkennen wir die Zielerreichung?
Digital Workplace Beratung: Einführungs-Prozess für den Digital Workplace
Digital Workplace Beratung: Einführungs-Prozess für den Digital Workplace

Sind die oben genannten Fragen nach Anforderungen und Vision beantwortet, so bietet es sich an, die Inhalte für die Organisation in einem sogenannten Digital Workplace Pitch Deck als Ergebnis der strategischen-Entwicklung in einer Präsentation festzugehalten.

Im Pitch Deck sind alle Inhalte vorhanden, die Mitarbeiter und Stakeholder rund um die Einführung und Programmplanung des Digital Workplace interessieren. Das Pitch Deck zur Einführung des Digital Workplace wird regelmäßig aktualisiert und stellt das zentrale Kommunikationsmedium für die Einführung dar.

Inhalte für ein Pitch Deck zum Digital Workplace (Beispiel)

  1. Persönliche Botschaft der Führungsebene
  2. Vorstellung der Verantwortlichen
  3. Trends am Arbeitsplatz und Reason Why
  4. Beschreibung der Ist-Situation
  5. Definition: Was bedeutet der digitale Arbeitsplatz für die Organisation?
  6. Selbsterklärende Darstellung der Vision als “One Pager”
  7. Verhältnis Technik und Change
  8. Roadmap
    1. Rollout
    2. Change
    3. Communication
  9. Personas, Anforderungen und Benefits
  10. Aufzeigen der Konsequenzen bei Nicht-Realisierung

Im Anschluss werden die Ergebnisse in eine Detailplanung als Strategiekonzept überführt. Die einzelnen Bausteine werden als Roadmaps geplant und zeitlich abgestimmt. In der Regel sind die folgenden Module enthalten:

  • Technische Roadmap
  • Rollout Roadmap
  • Adoption und Change Management Roadmap
  • Communication Roadmap
  • Community Roadmap

Die Kunst der Programmleitung besteht nun darin bei einer ausreichend hohen “Flughöhe” die Übersicht zu behalten und gleichzeitig in die Detailplanung zu gehen ohne sich im Detail zu verzetteln. Kollaborative Aufgaben-Management-Systeme unterstützen an dieser Stelle die Projektleitung.

Ein wichtiges Kriterium für so ein System ist die Fähigkeit – je nach Sichtweise – über Drill-Down-Funktionen aus dem Highlevel-View in einen Detail-Level-View zu gelangen. Also gleichzeitig den Status auf operationaler Ebene zu managen und auf Knopfdruck den Stand der Dinge für das Management-Reporting zur Verfügung zu stellen.

Lösungen für den Digital Workplace

Je nach Notwendigkeit startet parallel oder anschliessend die Initiative rund um die Lösungsfindung für den Digital Workplace. Im Lösungsraum wird definiert, welche Software-Pakete in welchem Kontext für welche Anspruchsgruppen (Personas) zur Verfügung gestellt werden.

In modernen Ansätzen werden in einem agilen Vorgehen (siehe Grafik) über die Zuordnung von User-Stories zu Use-Cases und Personas die Anwender mit ihren Wünsche und Bedürfnissen am Anforderungs-Management (Requirements) beteiligt.

Key-User Ansatz

Soziologische Studien gehen von einem 4%igen-Anteil Veränderungswilliger aus, um eine Organisation erfolgreich in eine neue Richtung zu führen. Bei einer mittelgroßen Organisation mit 10.000 Personen werden folglich 400 Personen benötigt. Ein Ansatz sind die sogenannten Communities of Practice – auch Pilotgruppen, Fokusgruppen, Multiplikatoren-Netzwerke oder Keyer-User Gruppen genannt.

Mit ihnen werden die Anforderungen priorisiert und die getroffenen Annahmen über echte und experimentelle Prototypen evaluiert. Diese Nutzer-Gruppe stellt ein wichtiges Sprachrohr für das Change Management dar. Nicht selten entwickeln sich später aus den Key-Usern sogenannte Botschafter oder Guides, die besonders in großen Organisationen als erste Ansprechtpartner und Knowhow-Träger in Sub-Organisationen Vor Ort zur Verfügung stehen.

Die Beteiligung von Key-Usern sorgt für eine höhere Akzeptanz in der Organisation. Anforderungen sind somit nicht von “der IT” oder externen Beratern umgesetzt worden, sondern von Beteiligten der eigenen Mannschaft. Damit ist das Key-User Konzept bereits Teil der sogenannte Adoption & Change Management (ACM) Maßnahmen.

Digital Workplace Berater Jens Bothmer

“Nicht die Funktion, die sich Anwender wünschen ist relevant für die Anforderungen, sondern das, was die Anwender in der Realität tatsächlich nutzen!”

Jens Bothmer

Autentity Innovationsberatung

Mit Prototypen Annahmen evaluieren

Prototypische Umsetzungen der virtuellen Arbeitsräume dienen im Prozess dazu, die Annahmen der Anforderungen zu überprüfen und bei Bedarf zu korrigieren. In der letzten Phase wird der Digital Workplace mit seinen virtuellen Arbeitsräumen so vorbereitet, dass der Rollout in der Organisation durchgeführt werden kann.

Doch nach dem Rollout ist vor dem Rollout: Da die großen Software-Anbieter heute den sogenannten Evergreen-Ansatz verfolgen und konsequent Produktverbesserungen über Updates ins Feld schicken, müssen sich auch die Unternehmen dem Evergreen-Cycle unterwerfen.

Der Evergreen Cycle für kontinuierliche Produktverbesserungen

Das bedeutet zum Einen, die Produktverbesserungen bei Bedarf in die eigenen Prozesse zu integrieren und zum Anderen, neue Anforderungen von Kunden- oder Mitarbeiterseite für das eigene Geschäftsmodell zu integrieren. Die neuen Anforderungen werden in einem Backlog dokumentiert, prototypisch umgesetzt, um anschliessend von den Key-Usern bewertet zu werden. Je nach Bewertung werden die Anforderungen erneut verbessert oder gleich in einem nächsten Release für den Rollout zur Verfügung gestellt.

Damit schließt sich die Schleife des Evergreen-Cycles. Unternehmen müsse daher kontinuierliche Release-Prozesse für ihre Digital Workplace Plattformen etablieren. Das Paradigma “Never change a running system.” kann damit in der Mottenkiste abgelegt werden.

Professionelle Digital Workplace Beratung für Adoption und Change Management (ACM)

Beim Rollout muß dem Thema Adoption und Change Management (ACM) besondere Bedeutung zugemessen werden. Für die kulturelle Veränderung der Arbeitsweise und Befähigung der Mitarbeiter hinsichtlich neuer Software-Lösungen, Prozesse und Arbeitsweisen nimmt dieser Teil des Rollouts schnell 50% des Projektrahmens ein. Das haben Studien großer Software-Hersteller ergeben.

Vor allem aber können nur die Rahmenbedingungen für einen Kulturwandel bestimmt werden. Mitarbeiter müssen selber die Vorzüge des Digital Workplace erkennen und ihr Verhalten ändern. Dazu gilt es Anlässe zu schaffen, die positive Erfahrungen und neue Verhaltensmuster aufzeigen und die Verhaltensänderung günstig beeinflussen.

Diese Anlässe werden in einem Change Konzept zusammen entwickelt und individuell auf die bestehende Kultur und die Organisation abgestimmt.

Letztendlich geht es darum, die Mitarbeiter von 30 Jahre E-Mail-Management zu entwöhnen und mit der neuen Arbeitskultur vertraut zu machen, damit sie das, was sie gern und am Besten machen, optimal und effektiv durchführen können: Nämlich Ihren Job!

Vorteile einer geordneten Einführung des Digital Workplace

  • Vorteile für Anwender formulieren und kommunizieren
  • Anwendungslandschaft gemäß Bedürfnissen zur Verfügung stellen
  • Die Verwender befähigen mit Trainings, Coaching und Medien
  • Fortentwicklung und Status des DWP kontinuierlich aufzeigen und kommunizieren
  • Communities etablieren für Akzeptanz, Austausch und Feedback

Wir haben praktischer Erfahrung in Unternehmensgruppen und Mittelstand

Gern begleiten und unterstützen wir im “Hands-on-Modus” oder auf konzeptioneller und strategischer Ebene bei der Einführung des digitalen Arbeitsplatzes – in deutscher oder englischer Sprache zu den folgenden Bausteinen:

  • Digital Workplace Vision-Entwicklung
  • Digital Workplace Strategie Entwicklung
  • Anforderungsmanagement
  • Konzeption und Entwicklung von Community- und Key-User-Konzeption
  • Führungskräfte-Impulse
  • Begleitung von Rollouts für Community- und Key-User-Programme
  • Erstellung von individuellen und abgestimmten Webinar Videos mit Klickstrecken und Voice-overs
  • Konzeption und Durchführung von Trainings
  • Online-Workshops
  • Roadmap Planning für
    • Technische Roadmap
    • Rollout Roadmap
    • Adoption und Change Management Roadmap
    • Communication Roadmap
    • Community Roadmap
  • Einführung von Videoconference und Collaboration Lösungen
    • Digital Workplace FAQ (mit Systemen wie Confluence / Sharepoint)
    • ITSM Support
Jens Bothmer - Trainer, Coach, Berater

Sie möchten mehr über die Einführung des Digital Workplace für Ihr Unternehmen erfahren oder benötigen Beratung für Adoption & Change Management des Digital Workplace? Dann kontaktieren Sie uns! Gemeinsam analysieren wir Ihre Bedarfe und kümmern uns im Anschluss um die Umsetzung.

Tipp

Ein Kommunikationskonzept für Change Vorhaben kann mit der Methode Change Cards in einem Workshop einfach konzipiert werden.

Persona, Empathy-Map, Nutzerprofil Workshop für den Digital Workplace

Personas mit der Empathy Map

Vermitteln Sie ein einheitliches Bild Ihrer Nutzer

Experience Mapping, Day in the life of a Customer

DILO mit Experience Mapping

Welche Funktionen werden wann, wie genutzt?

User Story Workshop, Requirement Workshop

Requirements erfassen mit dem User Story Board

Welche Funktionen werden genutzt und warum?

Kulturveränderung gestalten mit "The Culture Map"

The Culture Map
Workshop

Unternehmenskultur erkennen und im Team gestalten

Workshop, Leitbild, Werte

Visions-Entwicklung Workshop

Die Vision erarbeiten und gestalten – klar auf den Punkt

Change Cards for effective Change Communication

Change Communication mit den Change Cards

Gestalten Sie Change Communication aus einem Guss

A Day in the Life of an IT Manager

DILO am Beispiel des Digital Workplace

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