Tipps und Tricks Checkliste für Hybride Meetings

44 Tipps und Tricks für erfolgreiche, Hybride Meetings

Mit diesem Beitrag „Tipps und Tricks für erfolgreiche, hybride Meetings“ teile ich die praktische Erfahrung aus vielen hybriden Meetings, die ich seit Sommer 2021 sammeln durfte. Die Tipps und Tricks sind als Checkliste, Roter Faden, Anleitung oder ganz einfach als Ideengeber für die Durchführung von hybriden Meetings zu verstehen. Es kommen natürlich nicht alle Tipps für jedes Hybride Meeting in Frage. Denn es hängt immer von der technischen Ausstattung und Erfahrung der Organisatoren ab.

Nun wünsche ich viel Erfolg bei der Durchführung Eurer Remote-Workshops und freue mich natürlich über Euer Feedback.

Checkliste für Hybride Meetings mit 44 Tipps und Tricks

  1. Ziel, Zeit, Ergebnis und eigene Rolle vorab des Workshops klären
  2. Nutze eine Kalender-Software und versende die Einladungen an die Teilnehmer mit Termin, Infos und Videokonferenz-Link
  3. Öffne Dein hybrides Meetings – genauso wie den Meetingraum – 5- 10 Minuten früher, um das soziale Ankommen zu ermöglichen
  4. Setze Formate für das „Ankommen“, die Vorstellung und das Kennenlernen der Teilnehmer in einem Remote Workshop ein
  5. Bestimme verschieden Rollen für die Unterstützung, wie Moderatoren, Co-Moderatoren, Vor-Ort Helfer und Technik Unterstützer
  6. Teste die einzusetzenden Software-Werkzeuge immer vor dem Hybrid Meeting. (Reichen die Mikrofone von der Kapazität aus?)
  7. Es kann technisch immer mal etwas schief gehen. Informiere die Teilnehmer darüber und bereite sie darauf vor.
  8. Nutze nur wenige, unterschiedliche Anwendungen zum Einloggen für Deine Teilnehmer. Ab drei Anwendungen wird es komplex.
  9. Bestimme das Branding des Workshops: Vorlagen, Opener, Pause, Timer, Two-Thirds, Bild im Bild
  10. Investiere als Moderator und Teilnehmer in ein gutes Mikrofon und eine gute Kamera.
  11. Überprüfe den Hintergrund Deines Kamerabildes, wenn Du keinen künstlichen Hintergrund einsetzt
  12. Bei Bedarf über Keying ein geeignetes Hintergrundbild ggf. mit Branding auswählen oder einsetzen
  13. Falls möglich und vorhanden, informiere Deine Teilnehmer über technischen Unterstützungsmöglichkeiten durch einen Ansprechpartner für die Technik
  14. Frage für die Aufnahme des Workshops und spätere Veröffentlichung die Teilnehmer um Erlaubnis
  15. Simuliere in fremden Videokonferenz-Systemen (Tenants) unter Live-Bedingungen Deinen Workshop: Nicht alle Funktionen sind immer freigeschaltet
  16. Bitte Teilnehmer im Briefing darum, geplante Zeiten auch tatsächlich einzuhalten
  17. Stelle zu Beginn oder vorher die Agenda des Workshops zur Verfügung, so dass sich Teilnehmer vorbereiten können
  18. Richte den Wartetraum so ein, dass Teilnehmer automatisch Deinem Hybrid Meeting beitreten können, um Komplexität beim Check-in zu reduzieren
  19. Sorge für Kurzweiligkeit durch Musik, Video oder eine Pausen-Animation während sich das Podium mit Teilnehmenden füllt
  20. Führe Warm-ups während der Hybriden Meetings mit allen Teilnehmern durch: Kennenlernen, Ankern, Verhalten
  21. Auch wenn Meetingteilnehmer zusammen in einem Raum sind, loggen sie sich die Teilnehmer in die Konferenz ein. Mikrofone und Lautsprecher sind jeweils ausgeschaltet, Kamera kann anbleiben. Die Meetingraum Kamera hat einen Extra-Login und bezieht alle Teilnehmer mit einem zentralen Lautsprecher im jeweiligen Raum ein.
  22. Es ist immer kenntlich wer spricht oder schreibt – idealerweise wird die Person gesehen
  23. Die Dauer der Vortrags-Einheiten sollte sich zwischen 30 – 45 Minuten bewegen, da Online Formate anstrengender als Präsenzformate sind. Danach 5 Minuten Pause.
  24. Beim Verlassen in die Pause „Hand heben“ Funktion aktivieren, wenn die Teilnehmer wieder da sind. Hand senken. So kann der Moderator sehen, wieviel Personen aus der Pause zurück sind.
  25. Plane Bio-Pausen regelmäßig ein, damit Teilnehmer fokussiert bleiben können
  26. Fordere Teilnehmer aktiv auf in der Pause, an die frische Luft zu gehen oder das Fenster zu öffnen
  27. Nutze sportliche Warm-ups, um körperlich und geistig vor dem Monitor wieder aufnahmefähig zu werden
  28. Kläre bei Beiträgen frühzeitig, ob es sich z.B. um die Beantwortung einer Frage oder eine Meinung handelt.
  29. Nutze interaktive und partizipative Formate in hybriden Meetings für eine bessere Aufmerksamkeit der Teilnehmer wie z.B. Liberating Structures
  30. Nutze Online Retrospektiven für hybride Meetings, um Deine Remote-Events kontinuierlich zu verbessern. So werden Remot-Teilnehmer nicht diskriminiert, weil Sie keinen Beitrag auf das Flip-Chart heften können.
  31. Beziehe aktiv und gleichermaßen Gruppenteilnehmer wie Remote-Teilnehmer im Meeting ein. Nimm die Personen Reih um gemäß der Teilnehmerliste dran
  32. Setze kollaborative Software-Lösungen ein, um gleichzeitig und gemeinsam an Ergebnissen zu arbeiten. Auch für die Gruppe in einem Meetingraum. Gleichberechtigung der Medien für alle Teilnehmer.
  33. Unterbinde nicht offizielle Gespräche in den Gruppenräumen mit Verweis auf die Pause
  34. Verwende digitale Medien in den Software-Systemen, um Ergebnisse zu priorisieren, zu sortieren und schnell weiterverarbeiten zu können
  35. Aktiviere sogenannte Breakout-Sessions mit klaren Aufgabenbeschreibungen, um Gruppenarbeit auch digital einzusetzen. Mixe dabei Teilnehmer der Gruppe mit Remote-Teilnehmern. Achte aber auf den Lautstärkepegel im Gruppenraum.
  36. Reicht die Mikrofontechnik in einem Gruppenraum nicht aus, nutze ein mobiles Mikrofon oder die lokalen Mikrofone der Rechner
  37. Setze die Chat-Funktion oder FAQ Funktion der Videokonferenzsoftware für Fragen- oder Themensammlungen ein
  38. Halte Teilnehmer-Beiträge durch Timeboxing kurz, um die Fokussierung zu fördern
  39. Überlege Dir den Einsatz eines „Digital Hybrid Lunch“, um die Remote-Teilnehmer mit in die Mittagspause einzubeziehen.
  40. Lass die Teilnehmer Klarnamen in den Profilnamen verwenden. Vermeide Aliasnamen, Spitznamen oder Pseudonyme. So können Teilnehmer eindeutig adressiert werden.
  41. Motiviere Teilnehmer, reale Profilfotos in den Videokonferenzsystemen zu verwenden – bitte keine Avatare einsetzen
  42. Spreche als Mooderator Personen immer mit ihrem Namen direkt an.
  43. Wenn jemand in einem Gruppenraum spricht, nennt die Person kurz vor dem Sprechen ihren Namen
  44. Eine sichtbare Kontaktdatenliste kann dazu genutzt werden, Reihenfolgen der Teilnehmer für methodisches Vorgehen zu bestimmen
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